Nonostante i CMS non siano nati esclusivamente per il Web, oggi il loro utilizzo più diffuso è la gestione di siti web, soprattutto se sono di grandi dimensioni (numero di pagine) e richiedono frequenti aggiornamenti.

Pertanto si tende ad identificare i CMS con i web CMS.

Uno dei più frequenti utilizzi di sistemi web CMS, infatti, è la gestione dei portali (intranet, extranet, siti di comunità, ...), e-commerce dove vengono usati come strumento flessibile , multi-publishing e multilingua.

Per esempio, la gestione di contenuti testuali (notizie, articoli, ecc.), link, immagini, liste di discussione, forum, materiale scaricabile. È inoltre possibile modificare la struttura stessa delle pagine in numero ed organizzazione.
A volte i web CMS danno la possibilità di gestire più versioni dello stesso sito (ad esempio, HTML oppure WAP , computer oppure telefono cellulare, etc...).

Un sistema di content management web (web CMS) è un sistema software che fornisce gli strumenti di pubblicazione web, la collaborazione e l'amministrazione di un sito web.
Solitamente un è progettato per consentire agli utenti con poca conoscenza di linguaggi di programmazione web e di linguaggi di markup di creare e gestire i contenuti del sito con relativa facilità.

Un buon web CMS fornisce le basi per la collaborazione, offrendo agli utenti la possibilità di gestire documenti anche con la partecipazione di più editori.

La maggior parte dei sistemi web cms utilizzano un database per memorizzare i contenuti, i metadati, e qualsiasi altra cosa che richiesta dal sistema.
Il contenuto è spesso, ma non sempre, memorizzato in formato XML, per facilitare il riutilizzo e attivare le opzioni di presentazione flessibile.

A livello di presentazione il web CMS presenta il contenuto ai visitatori del sito sulla base di un insieme di modelli grafici (templates).

La maggior parte dei sistemi cms usano caching lato server per migliorare le prestazioni. Questo funziona meglio quando il contenuto non viene aggiornato spesso.

L'amministrazione è in genere fatta attraverso interfacce basate su browser, ma alcuni sistemi richiedono l'uso di un client.
A differenza dei software per la realizzazione di siti web, un web CMS consente agli utenti non tecnici di apportare modifiche a un sito web con poco addestramento.
Un web CMS richiede in genere l'intervento iniziale di un esperto programmatore per creare e aggiungere le funzioni necessarie, mentre poi è la manutenzione del sito web è possibile anche da parte di amministratori non tecnici.